一、委派工作的基本概念與意義
委派工作在企業(yè)管理中具有重要地位。從定義上看，委派工作就是將工作職責(zé)和職權(quán)賦予指定的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)。這樣做能使接受委派的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)對(duì)組織產(chǎn)生承諾、歸屬感和參與感，提升其工作價(jià)值和組織貢獻(xiàn)度。同時(shí)，管理者也能夠從日常事務(wù)中解脫出來，專心致力于更重要、更高價(jià)值的核心工作。它與有效授權(quán)存在差別，有效授權(quán)是比較高級(jí)的階段，適合企業(yè)、團(tuán)隊(duì)發(fā)展較成熟時(shí)，重點(diǎn)在于權(quán)力的二次分配，是賦予下屬原本沒有的權(quán)限、資源且與能力相匹配的工作任務(wù)；而委派是比較基礎(chǔ)的階段，是管理者上崗就需要做的事，重點(diǎn)在于工作和任務(wù)，是部門員工理所應(yīng)當(dāng)要做的事情。管理者必須掌握委派技能，這需要他們了解組織部門的目標(biāo)、達(dá)成時(shí)間，以及有計(jì)劃、深思熟慮、系統(tǒng)地去分派工作，而不是簡(jiǎn)單地把任務(wù)交代給下屬。
二、委派前的考量因素
- 與崗位職責(zé)的適應(yīng)性 在進(jìn)行工作委派之前，需要考量該委派內(nèi)容是否與崗位職責(zé)相適應(yīng)。如果與崗位職責(zé)相悖或者不相關(guān)，可能會(huì)導(dǎo)致員工工作混亂，無法高效完成任務(wù)，也可能影響整個(gè)工作流程的順暢性。例如，在一個(gè)項(xiàng)目中，如果將市場(chǎng)調(diào)研的任務(wù)委派給主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的員工，這顯然與該員工的崗位職責(zé)不匹配，可能會(huì)因?yàn)閱T工缺乏相關(guān)市場(chǎng)調(diào)研知識(shí)和技能而影響任務(wù)的完成質(zhì)量和效率。
- 員工的勝任能力 必須考慮部屬能否勝任被委派的工作。若能勝任則可委派；如不能勝任，則需要具體安排培訓(xùn)時(shí)間和輔導(dǎo)方式。每個(gè)員工都有自己的能力范圍和特長(zhǎng)領(lǐng)域。比如在軟件開發(fā)項(xiàng)目中，有擅長(zhǎng)編寫代碼的程序員，有善于進(jìn)行軟件測(cè)試的測(cè)試員。如果將代碼編寫任務(wù)委派給不具備相關(guān)編程能力的員工，任務(wù)很可能無法順利完成。所以管理者要對(duì)員工的能力有清晰的認(rèn)識(shí)，以便做出合理的委派決策。
三、內(nèi)部培訓(xùn)與委派培訓(xùn)的關(guān)聯(lián)
- 企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)的形式與作用 企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)是提升員工能力以適應(yīng)委派工作的重要手段。企業(yè)內(nèi)部講師可以是專設(shè)的內(nèi)部培訓(xùn)師，也可以是某些管理人員、技術(shù)人員或具有某些專長(zhǎng)的優(yōu)秀員工。內(nèi)部培訓(xùn)一般有兩種形式：一種是內(nèi)部講師根據(jù)員工培訓(xùn)需求及內(nèi)部培訓(xùn)資料對(duì)相關(guān)員工進(jìn)行培訓(xùn)；另一種是內(nèi)部講師通過參加外部公開課學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，然后將所學(xué)知識(shí)轉(zhuǎn)授給企業(yè)內(nèi)部員工。通過內(nèi)部培訓(xùn)，可以使員工在知識(shí)、態(tài)度和技能等方面得到提升，從而更好地勝任被委派的工作。例如，某企業(yè)的銷售部門針對(duì)新的銷售策略對(duì)員工進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，由經(jīng)驗(yàn)豐富的銷售主管擔(dān)任講師，使員工能夠理解并運(yùn)用新策略，為可能被委派的銷售任務(wù)做好準(zhǔn)備。
- 外部講師的內(nèi)部培訓(xùn)及優(yōu)勢(shì) 企業(yè)除了內(nèi)部培訓(xùn)，還可以聘請(qǐng)外部專業(yè)培訓(xùn)師進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)。外部培訓(xùn)的好處是可以針對(duì)影響企業(yè)績(jī)效的迫切問題量身定做，學(xué)習(xí)和吸納外部講師給企業(yè)帶來的新思維、新方法。在實(shí)施這種培訓(xùn)時(shí)，企業(yè)相關(guān)組織人員應(yīng)充分做好培訓(xùn)需求調(diào)查、培訓(xùn)時(shí)間的約定以及外部培訓(xùn)講師吃住行的安排等前期準(zhǔn)備工作。例如，企業(yè)面臨市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力，需要改進(jìn)營銷策略，聘請(qǐng)外部營銷專家進(jìn)行培訓(xùn)，可以帶來行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的營銷理念和方法，有助于員工在相關(guān)工作委派中有更好的表現(xiàn)。
- 參加外部企業(yè)舉行的公開培訓(xùn) 一些企業(yè)管理顧問企業(yè)推出面向廣大企業(yè)的公開課，企業(yè)可以根據(jù)自身需求選擇參加。參加外訓(xùn)的目的是提高參與人今后的工作能力，同時(shí)為企業(yè)今后內(nèi)訓(xùn)培養(yǎng)儲(chǔ)備主講人。這對(duì)于工作委派培訓(xùn)也有著積極意義。例如，某企業(yè)選派員工參加關(guān)于項(xiàng)目管理的公開課，員工學(xué)習(xí)到先進(jìn)的項(xiàng)目管理知識(shí)和技巧后，回到企業(yè)就可以更好地承擔(dān)被委派的項(xiàng)目管理任務(wù)，并且還能將所學(xué)知識(shí)分享給其他同事。
四、工作委派培訓(xùn)中的具體內(nèi)容
- 思維轉(zhuǎn)變與角色定位 認(rèn)知到管理者必須經(jīng)歷的四大思維轉(zhuǎn)變，了解管理者8大角色定位、4大角色錯(cuò)位，認(rèn)知管理者應(yīng)具備的態(tài)度知識(shí)技能，從內(nèi)由外主動(dòng)改變。這對(duì)于工作委派有著重要意義。當(dāng)管理者的思維和角色定位準(zhǔn)確時(shí)，他們能夠更好地進(jìn)行工作委派。例如，管理者從傳統(tǒng)的控制型思維轉(zhuǎn)變?yōu)橘x能型思維，在委派工作時(shí)就會(huì)給予員工更多的自主權(quán)，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力。
- 業(yè)績(jī)目標(biāo)制定與計(jì)劃分解 學(xué)習(xí)業(yè)績(jī)目標(biāo)制定與業(yè)績(jī)計(jì)劃分解的實(shí)操技術(shù)，了解業(yè)績(jī)完成的關(guān)鍵勝任力，用科學(xué)的方法管理工作，用工具促進(jìn)業(yè)績(jī)達(dá)成。在工作委派中，明確的業(yè)績(jī)目標(biāo)和合理的計(jì)劃分解是確保任務(wù)順利完成的關(guān)鍵。管理者要能夠根據(jù)員工的能力和任務(wù)的性質(zhì)，制定出可行的業(yè)績(jī)目標(biāo)，并將其分解為具體的計(jì)劃步驟。例如，在一個(gè)生產(chǎn)任務(wù)委派中，管理者要根據(jù)生產(chǎn)線的產(chǎn)能、員工的工作效率等因素，制定出每日、每周的生產(chǎn)目標(biāo)，并將生產(chǎn)流程分解為不同的工序委派給不同的員工小組。
- 溝通技巧的學(xué)習(xí) 學(xué)習(xí)360溝通法，專業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)與上級(jí)匯報(bào)工作、向部屬委派任務(wù)、跨部門溝通等多場(chǎng)景下的溝通實(shí)戰(zhàn)技巧。在工作委派過程中，良好的溝通是至關(guān)重要的。與部屬溝通時(shí)，要清晰地傳達(dá)任務(wù)的要求、目標(biāo)、期限等信息；與上級(jí)溝通時(shí)，要及時(shí)匯報(bào)工作委派的情況；跨部門溝通時(shí)，要協(xié)調(diào)好各方資源和利益關(guān)系。例如，在一個(gè)涉及多個(gè)部門的項(xiàng)目委派中，管理者需要與市場(chǎng)部溝通產(chǎn)品推廣需求，與研發(fā)部溝通技術(shù)支持需求，與財(cái)務(wù)部溝通預(yù)算安排等，有效的溝通技巧能夠確保這些溝通順暢進(jìn)行。
- 效率管理與時(shí)間工具的運(yùn)用 學(xué)習(xí)先進(jìn)的效率管理與時(shí)間工具，用好時(shí)間、復(fù)制組織成功經(jīng)驗(yàn)對(duì)成功項(xiàng)目進(jìn)行孵化。在工作委派時(shí)，管理者要考慮到時(shí)間因素，合理安排任務(wù)的進(jìn)度。員工也要掌握效率管理和時(shí)間工具，以確保被委派的任務(wù)按時(shí)完成。例如，采用項(xiàng)目管理軟件來安排任務(wù)的時(shí)間表、設(shè)置任務(wù)的優(yōu)先級(jí)等，有助于提高工作效率。
- HR專業(yè)技能的掌握 學(xué)習(xí)管理者的HR專業(yè)技能，實(shí)操選才招聘技巧、考核淘汰下屬、低成本激勵(lì)員工、在崗專業(yè)培訓(xùn)、用心留住人才。這些HR專業(yè)技能與工作委派密切相關(guān)。在委派工作時(shí)，管理者要根據(jù)任務(wù)需求選拔合適的人才；通過考核來評(píng)估員工在被委派任務(wù)中的表現(xiàn)；采用激勵(lì)措施提高員工完成任務(wù)的積極性；對(duì)于在任務(wù)中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工要用心留住。例如，在一個(gè)新的業(yè)務(wù)拓展任務(wù)委派中，管理者要通過招聘技巧找到具有開拓精神和相關(guān)業(yè)務(wù)能力的員工，在任務(wù)執(zhí)行過程中通過考核和激勵(lì)措施確保員工積極工作，任務(wù)完成后對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予晉升或其他獎(jiǎng)勵(lì)以留住人才。
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