當系統(tǒng)在日常使用中遇到已經熟悉的流程出現(xiàn)意外情況時，我們不應立刻歸咎于系統(tǒng)問題。重要的是觀察操作和數據的異常變化。如果問題是由系統(tǒng)缺陷引起的，但通過固定操作可以避免，我們應確立固定的操作流程，并進行必要的重復培訓。當管理層只關注系統(tǒng)報表時，意味著ERP系統(tǒng)已被用于管理和控制企業(yè)運營，這時系統(tǒng)的投資回報更容易被認同，其維護價值也得以充分體現(xiàn)。
對于包含多個業(yè)務動作的逆向流程，每一步的異常都可能導致整個流程的斷裂。我們需要制定相應的應對策略，以應對可能出現(xiàn)的各種情況。無論是主動發(fā)現(xiàn)還是被動遇到的問題，事后都應該記錄解決過程和所采用的方法，以便于經驗共享和延續(xù)。要注意及時更新相關文檔，記錄繞過系統(tǒng)固有缺陷的途徑。執(zhí)行層用戶應嚴格按照法規(guī)條例執(zhí)行，無論理解與否，都不能簡化或異化操作。
對于新出現(xiàn)的異常，我們需要判斷其是否具有必然性，考慮構建測試環(huán)境，模仿原操作并比較異常和正常數據，尋找維護方向并驗證修改的正確性。在尋找維護方向時，即使找到了方向也不可貿然修改，以防出現(xiàn)連帶問題，使問題復雜化或擴散。理解全部流程、判斷影響的數據范圍至關重要，否則可能導致系統(tǒng)數據混亂。修改數據時要有余地，比如進行可逆性的修改，避免造成更多的混亂。
在緊急情況下或一時找不到解決方案時，我們可以采用繞過問題的方法。例如，從一個模塊向另一個模塊傳輸數據時，如果出現(xiàn)原因不明的數據丟失，我們可以建立一個檢查機制來發(fā)現(xiàn)這類異常，并在后續(xù)模塊中補充相關信息。這有助于找到真正的解決方案。
例行檢查和操作是減少問題緊急程度的有效方法。我們可以利用標準功能和一些實用小程序來主動檢查系統(tǒng)數據。提前找出那些在正常情況下不會立即顯現(xiàn)的問題，例如成本更新、接口異常等。這種不斷檢查、測試、發(fā)現(xiàn)和解決問題的過程，是系統(tǒng)穩(wěn)定和完善的基石。
有時問題看似復雜，但實際上可能是由于空間不足、索引需要整理、設置不當、臨時文件被誤刪等原因造成的。因此多渠道檢查有時也是有效的。
我們需要讓用戶養(yǎng)成有問題立刻報告的習慣，不可隨意處理而丟失現(xiàn)場情況。對于多步驟形成的結果異常，我們應在最后一道工序采用計算檢驗數據的方法，預防誤差或錯誤的傳播。例如，發(fā)票額可以通過訂單、提貨和發(fā)貨逐步算出，也可以直接算出答案與逐步得出的結果進行比較。
在判斷客戶需求的重要性和緊急程度時，我們不能草率承諾?？蛻艨赡軙赋鱿到y(tǒng)的改進之處或提出看似無理的要求，維護人員需要仔細聆聽，但不能輕易承諾。尤其當業(yè)務未變但流程因人員變動而變更時，這種情況經常發(fā)生，但其結果往往是讓人疲于奔命。我們需要先考慮其合理性，再考慮其可能性。
如何解決ERP系統(tǒng)的問題及其維護策略
在ERP系統(tǒng)的使用過程中，我們不可避免地會遇到各種問題。那么如何解決這些問題，并從源頭上避免其再次發(fā)生呢？接下來我們將深入探討ERP系統(tǒng)的維護策略。
一、ERP系統(tǒng)需要維護嗎？
是的，ERP系統(tǒng)并非安裝完畢就無需管理。作為一款重要的企業(yè)管理軟件，ERP系統(tǒng)的定期維護工作至關重要。如果不進行維護，可能會導致數據錯誤、系統(tǒng)無法使用等故障。專門的維護人員是不可或缺的。
二、ERP系統(tǒng)維護的主要工作內容
ERP系統(tǒng)的維護由專業(yè)人員進行，主要工作包括：
1. 用戶權限管理，如新增用戶權限、權限變更及禁用。
2. 業(yè)務流程管理，協(xié)助公司制定ERP業(yè)務流程，并進行日常流程維護。
3. 完善公司ERP相關文檔，包括二次開發(fā)文檔、技術支持文檔等。
4. 管理用戶需求，為ERP系統(tǒng)的升級和改造做準備。
5. 與軟件供應商保持有效溝通，反饋公司需求和軟件問題，推動軟件供應商解決問題，并在軟件下一版本中體現(xiàn)公司需求。
6. 進行軟件的日常維護，包括數據庫維護、數據導入導出等，并建立維護記錄文檔。
7. 負責軟件升級工作，包括方案制定、升級實施及文檔化。
8. 開發(fā)與完善ERP系統(tǒng)報表（二次開發(fā)）。
9. 制定和完善ERP管理政策及流程。
10. 進行ERP數據備份，包括磁帶備份、光盤備份、災難恢復演習等。
三、ERP系統(tǒng)維護的要求
為了有效維護ERP系統(tǒng)，我們需要做到以下幾點：
1. 確保ERP系統(tǒng)的安全，定期做好數據備份。
2. 不斷優(yōu)化系統(tǒng)運作流程，解決運行過程中出現(xiàn)的問題。
3. 加強ERP業(yè)務操作培訓，特別是對新員工。
4. 定期向企業(yè)高層匯報系統(tǒng)使用狀況、解決方案及執(zhí)行情況。
為了更有效地解決問題并避免其再次發(fā)生，我們需要舉一反三，建立和維護問題庫。在解決問題的過程中，記錄問題發(fā)生的情況、解決方案，不斷積累，對問題進行歸類、匯總分析，總結經驗并尋找規(guī)律。這不僅是一個知識積累的過程，也是一個提升自我、提高團隊效率的重要途徑。
轉載：http://www.xvaqeci.cn/zixun_detail/205276.html